1. Qué obliga la normativa de 2026
Desde 2019 (Real Decreto-ley 8/2019), todas las empresas españolas están obligadas a registrar la jornada diaria de sus trabajadores. La reforma prevista para 2026 da un paso más: establece que el registro debe ser digital, inalterable y accesible en tiempo real por la Inspección de Trabajo (ITSS).
Esto significa que los métodos tradicionales — hojas de papel, firmas, plantillas Excel — dejan de ser válidos. No basta con registrar; el sistema debe garantizar que los datos no pueden modificarse a posteriori sin dejar rastro de auditoría.
El periodo de adaptación previsto es muy corto — entre 20 días hábiles y 6 meses desde la publicación en el BOE. Las empresas que no estén preparadas en el momento de la entrada en vigor quedan expuestas a sanciones inmediatas.
2. A quién afecta
La obligación es universal: afecta a todas las empresas y autónomos con trabajadores a su cargo, sin excepción por tamaño, sector o modalidad contractual.
- Empresas de 1 trabajador hasta grandes corporaciones.
- Trabajadores a tiempo completo y a tiempo parcial.
- Empleados en teletrabajo o trabajo híbrido.
- Trabajadores desplazados o con movilidad.
- Contratos temporales, indefinidos y fijos discontinuos.
No existe ningún umbral mínimo de empleados. Una empresa con un solo trabajador tiene la misma obligación que una con mil.
3. Requisitos técnicos del sistema
La nueva normativa no solo exige registrar — exige que el sistema cumpla requisitos técnicos concretos:
Inalterabilidad
Cada fichaje debe quedar sellado digitalmente. Si se produce un error, la corrección debe realizarse mediante un nuevo apunte vinculado al original, dejando constancia de la fecha, motivo y persona que autoriza el cambio. No se pueden borrar registros.
Trazabilidad completa
El sistema debe mantener un log de auditoría de todas las operaciones: quién fichó, cuándo, desde dónde y si hubo modificaciones posteriores.
Acceso en tiempo real desde la ITSS
La Inspección de Trabajo debe poder acceder a los registros en tiempo real, sin necesidad de requerir documentación a la empresa. Esto implica que el sistema debe estar conectado o ser exportable en formatos estándar de forma inmediata.
Conservación mínima 4 años
Los registros deben conservarse durante al menos 4 años y estar disponibles para su consulta en cualquier momento por la empresa, los representantes de los trabajadores y la Inspección.
Geolocalización verificable (recomendada)
Aunque no es obligatoria en todos los casos, la geolocalización en el momento del fichaje aporta una capa adicional de verificación, especialmente relevante para equipos con movilidad o teletrabajo.
4. Sanciones por incumplimiento
Las sanciones por no llevar el registro de jornada o hacerlo de forma incorrecta están tipificadas en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS):
| Infracción | Gravedad | Sanción |
|---|---|---|
| No llevar registro de jornada | Grave | 626€ – 6.250€ |
| Registro incompleto o manipulado | Grave | 626€ – 6.250€ |
| No conservar registros 4 años | Grave | 626€ – 6.250€ |
| No facilitar acceso a la ITSS | Grave | 626€ – 6.250€ |
| Irregularidades menores en el formato | Leve | 60€ – 625€ |
La Inspección de Trabajo realizó más de 30.000 inspecciones relacionadas con control horario en 2023, sancionando a más de 5.000 empresas. Con la nueva normativa digital, la detección automática de incumplimientos será más sencilla para la ITSS.
5. Qué sistemas ya no son válidos
Con la entrada en vigor de la nueva normativa, los siguientes métodos quedan expresamente excluidos por no garantizar inalterabilidad ni trazabilidad:
- ✗Hojas de papel y firmas manuscritas
- ✗Plantillas Excel o Google Sheets sin sellado digital
- ✗Aplicaciones que permiten editar registros pasados sin rastro de auditoría
- ✗Registros en papel escaneados y guardados en PDF
- ✗Sistemas que no conservan los datos durante 4 años
- ✗Reconocimiento facial o huella dactilar (prohibidos por RGPD como dato biométrico)
Un sistema válido debe cumplir:
- ✓Sellado digital de cada fichaje con timestamp inmutable
- ✓Log de auditoría de todas las modificaciones
- ✓Conservación de datos mínimo 4 años
- ✓Acceso en tiempo real desde la ITSS
- ✓Cumplimiento RGPD en el tratamiento de datos de geolocalización
6. Cómo cumplir la normativa con eFichado
eFichado es un software de control horario 100% web — los empleados fichan desde el navegador del móvil, sin instalar ninguna app — diseñado para cumplir los requisitos de la normativa española de registro de jornada.
- Datos no manipulables: cada fichaje queda sellado digitalmente y no puede modificarse sin dejar rastro.
- Acceso en tiempo real desde ITSS: los registros están disponibles para inspección inmediata.
- Geolocalización desde el navegador: sin instalar ninguna app en los dispositivos de los empleados.
- Firma digital en el fichaje: el empleado firma en el momento del fichaje para mayor validez legal.
- Compatible con DNI Digital (MiDNI): autenticación mediante QR del DNI Digital para fichajes verificados.
- Conservación de datos: los registros se mantienen conforme a los plazos legales mínimos.
- Desde 1 trabajador: sin coste de alta, sin permanencias, desde 2€/trabajador/mes.
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