eFichado - VirtualGes (Dudas Frecuentes)
Dudas frecuentes del registro de la jornada de los trabajadores:
Previene COVID-19
Una de las novedades del Real Decreto 8/2019, de 8 de marzo, es la obligación de TODAS las empresas de registrar la jornada de trabajo de sus trabajadores de manera individual.
Esta nueva obligación legal tiene como objetivo fundamental evitar la realización de horas extraordinarias por parte del trabajador, aunque más que evitar, lo que pretende es que en caso de que se realicen sean abonadas por la empresa, y el trabajador tenga una forma de acreditar su realización.
El Tribunal de Justicia de la Union Europea en su sentencia del 14 de mayo de 2019, en el asunto C-55/18 establece que sin un sistema de registro es complicado que el trabajador acredite la realización de horas extraordinarias.
¿Qué obligaciones establece la legislación a la empresa?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores indica lo siguiente:
La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece este artículo
Por lo tanto, de lo establecido en el citado artículo, podemos extraer las siguientes apreciaciones:
El registro tiene que ser diario. No es válido un registro de carácter semanal o mensual, sino que tiene que indicar día por día la jornada realizada por cada trabajador.
El registro tiene que ser al inicio y final de la jornada de trabajo. En consecuencia, no es necesario registrar las pausas de trabajo. Es decir, que si por ejemplo el trabajador tiene un horario de nueve de la mañana hasta las dos de la tarde y de cuatro a siete de la tarde, el registro tiene que recoge de nueve de la mañana hasta las siete de la tarde, salvo que el convenio colectivo indique otra cosa.
¿Qué pasa con las pausas de trabajo?
Como hemos indicado anteriormente, las pausas de trabajo no han de ser obligatoriamente registradas, aunque es recomendable.
Ahora bien, este hecho sólo puede perjudicar a la empresa, ya que se presume como trabajo efectivo todo el tiempo que aparezca en el registro de la jornada desde la entrada hasta la salida.
En caso contrario, recae la carga de la prueba sobre la empresa, teniendo que acreditar que no todo ese tiempo es tiempo de trabajo efectivo, sino que existen pausas en la jornada de trabajo.
Por todo ello, la empresa será la primera interesada en que queden recogidas todas las pausas de trabajo que no sean consideradas como trabajo efectivo. Y, para el caso de que no lo haga, puede perjudicarle en un futuro procedimiento judicial.
¿Tiene que ser en papel o puede ser totalmente informático? ¿Sirve los cuadrantes de trabajo o el calendario laboral?
La legislación no especifica nada sobre cómo debe de ser el registro, por lo que en principio es válido cualquier sistema que sea fiable, objetivo y que no pueda ser modificado o alterado por la empresa.
Desde un papel escrito, hasta un Excel, un sistema de entrada con llave, tarjeta o huella dactilar en el que se recoja la fecha de entrada y salida. Es la empresa la que decide la forma de hacerlo, salvo que se negocio con los trabajadores como hacerlo – o como no hacerlo-.
Además, el método elegido no puede suponer ningún coste al trabajador. De este modo, en mi opinión, no sería correcto un sistema en el que obligue a los trabajadores fichar con su propio móvil.
Es importante recordar que la Audiencia Nacional consideró nulo la obligación establecida por Telepizza para que sus repartidores utilizaran sus propios teléfonos móviles para que los clientes pudieran realizar un seguimiento de los pedidos. Aquí puedes consultar la sentencia.
Por otro lado, el Tribunal Supremo tampoco ha considerado válido los datos del GPS, ya que dicho sistema excluye de su control una parte de la jornada que se realiza antes y después de acceder al vehículo en el que dicho sistema GPS está instalado, por lo que si los trabajadores, antes de acceder al vehículo y activar su codificación, deben acceder a las oficinas de la empresa, recoger documentación, etc…
Lo que tampoco vale como método son los calendarios laborales ni los cuadrantes, puesto que estos documentos lo único que acreditan es la previsión del trabajo, es decir, son documentos realizados antes de realizar la jornada laboral, por lo tanto, no acreditan la jornada finalmente realizada, y en consecuencia, la existencia o no de horas extraordinarias, verdadero objetivo de esta medida.
Existencia de otros registros obligatorios
En el Estatuto de los Trabajadores ya existía la obligación de registrar ciertas jornadas de trabajo. Esta nueva obligación no elimina las anteriores, sino que las complementa.
Por ejemplo, el artículo 12.4.c) del Estatuto establece la obligación de registrar de manera diaria la jornada de trabajo a tiempo parcial. De hecho, es obligatorio entregar una copia al trabajador junto con la nómina el resumen de todas las horas realizadas cada mes.
Por otro lado, es obligatorio llevar un registro de todas las horas extraordinarias según el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores. Esta obligación también conlleva el registro diario con entrega de copia al trabajador en las nóminas.
Estos registros no desaparecen, sólo que puede que el empresario unifique los tres en único registro.
¿Cuánto tiempo tiene que conservarse el registro de la jornada?
La empresa estará obligada a conservar el registro de la jornada durante cuatro años.
Además, durante todo ese tiempo, el registro de la jornada debe permanecer a disposición de los trabajadores y sus representantes legales.
¿Afecta a todos los trabajadores?
Sí, afecta a todos los trabajadores y empresas, independientemente del tamaño o sector, salvo las relaciones especiales que estarán a lo que diga su propia normativa.
Por último, en el caso de las ETT, son las empresas en las cuales se desarrolla el trabajo, y no las ETT, las que tienen obligación de llevar el registro de la jornada.
Posibles sanciones a la empresa
Si la empresa no lleva el registro de la jornada de manera adecuada, se considera una sanción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social en su artículo 7., con una sanción económica que varía desde 626 euros hasta los 6.250 euros
¿Está obligación tiene algún perjuicio al trabajador?
En principio no.
Sin embargo, una reciente sentencia de la Audiencia Nacional (link a la sentencia) ha declara procedente la práctica empresarial consistente en descontar directamente de las nóminas mensuales de los trabajadores los retrasos en el fichaje de entrada.
Además, indica la Audiencia que esos retrasos podrán ser motivo de sanción, o incluso despido disciplinario sin que se que considere que existe una doble sanción, “por cuanto que la detracción de salarios obedece al lógico desarrollo dinámico de un contrato de naturaleza bilateral y sinalagmática como es el de trabajo como arriba se ha expuesto sin que implique el ejercicio de potestad disciplinaria alguna, mientras que las sanciones arriba mencionadas obedecen al legítimo ejercicio de la potestad disciplinaria previsto legal y convencionalmente”.
Por otro lado, la sentencia del TSJ de Andalucía de 19 de septiembre de 2019 ha considerado procedente el despido disciplinario de una trabajadora por realizar fichar por una compañera de trabajo cometiendo un fraude en el registro.
¿Que opciones tiene el trabajador en caso de que no se cumpla o se manipule el registro?
En ocasiones las empresas no están respetando esta obligación y no recogen de manera diaria la jornada de trabajo.
O, si lo registran, lo hacen de manera incorrecta simulando la jornada de trabajo o haciendo firmar antes de que se vaya del trabajo. En estos casos, una opción muy importante es la de presentar una denuncia en la inspección de trabajo.
Previene COVID-19
Una de las novedades del Real Decreto 8/2019, de 8 de marzo, es la obligación de TODAS las empresas de registrar la jornada de trabajo de sus trabajadores de manera individual.
Esta nueva obligación legal tiene como objetivo fundamental evitar la realización de horas extraordinarias por parte del trabajador, aunque más que evitar, lo que pretende es que en caso de que se realicen sean abonadas por la empresa, y el trabajador tenga una forma de acreditar su realización.
El Tribunal de Justicia de la Union Europea en su sentencia del 14 de mayo de 2019, en el asunto C-55/18 establece que sin un sistema de registro es complicado que el trabajador acredite la realización de horas extraordinarias.
¿Qué obligaciones establece la legislación a la empresa?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores indica lo siguiente:
La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece este artículo
Por lo tanto, de lo establecido en el citado artículo, podemos extraer las siguientes apreciaciones:
El registro tiene que ser diario. No es válido un registro de carácter semanal o mensual, sino que tiene que indicar día por día la jornada realizada por cada trabajador.
El registro tiene que ser al inicio y final de la jornada de trabajo. En consecuencia, no es necesario registrar las pausas de trabajo. Es decir, que si por ejemplo el trabajador tiene un horario de nueve de la mañana hasta las dos de la tarde y de cuatro a siete de la tarde, el registro tiene que recoge de nueve de la mañana hasta las siete de la tarde, salvo que el convenio colectivo indique otra cosa.
¿Qué pasa con las pausas de trabajo?
Como hemos indicado anteriormente, las pausas de trabajo no han de ser obligatoriamente registradas, aunque es recomendable.
Ahora bien, este hecho sólo puede perjudicar a la empresa, ya que se presume como trabajo efectivo todo el tiempo que aparezca en el registro de la jornada desde la entrada hasta la salida.
En caso contrario, recae la carga de la prueba sobre la empresa, teniendo que acreditar que no todo ese tiempo es tiempo de trabajo efectivo, sino que existen pausas en la jornada de trabajo.
Por todo ello, la empresa será la primera interesada en que queden recogidas todas las pausas de trabajo que no sean consideradas como trabajo efectivo. Y, para el caso de que no lo haga, puede perjudicarle en un futuro procedimiento judicial.
¿Tiene que ser en papel o puede ser totalmente informático? ¿Sirve los cuadrantes de trabajo o el calendario laboral?
La legislación no especifica nada sobre cómo debe de ser el registro, por lo que en principio es válido cualquier sistema que sea fiable, objetivo y que no pueda ser modificado o alterado por la empresa.
Desde un papel escrito, hasta un Excel, un sistema de entrada con llave, tarjeta o huella dactilar en el que se recoja la fecha de entrada y salida. Es la empresa la que decide la forma de hacerlo, salvo que se negocio con los trabajadores como hacerlo – o como no hacerlo-.
Además, el método elegido no puede suponer ningún coste al trabajador. De este modo, en mi opinión, no sería correcto un sistema en el que obligue a los trabajadores fichar con su propio móvil.
Es importante recordar que la Audiencia Nacional consideró nulo la obligación establecida por Telepizza para que sus repartidores utilizaran sus propios teléfonos móviles para que los clientes pudieran realizar un seguimiento de los pedidos. Aquí puedes consultar la sentencia.
Por otro lado, el Tribunal Supremo tampoco ha considerado válido los datos del GPS, ya que dicho sistema excluye de su control una parte de la jornada que se realiza antes y después de acceder al vehículo en el que dicho sistema GPS está instalado, por lo que si los trabajadores, antes de acceder al vehículo y activar su codificación, deben acceder a las oficinas de la empresa, recoger documentación, etc…
Lo que tampoco vale como método son los calendarios laborales ni los cuadrantes, puesto que estos documentos lo único que acreditan es la previsión del trabajo, es decir, son documentos realizados antes de realizar la jornada laboral, por lo tanto, no acreditan la jornada finalmente realizada, y en consecuencia, la existencia o no de horas extraordinarias, verdadero objetivo de esta medida.
Existencia de otros registros obligatorios
En el Estatuto de los Trabajadores ya existía la obligación de registrar ciertas jornadas de trabajo. Esta nueva obligación no elimina las anteriores, sino que las complementa.
Por ejemplo, el artículo 12.4.c) del Estatuto establece la obligación de registrar de manera diaria la jornada de trabajo a tiempo parcial. De hecho, es obligatorio entregar una copia al trabajador junto con la nómina el resumen de todas las horas realizadas cada mes.
Por otro lado, es obligatorio llevar un registro de todas las horas extraordinarias según el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores. Esta obligación también conlleva el registro diario con entrega de copia al trabajador en las nóminas.
Estos registros no desaparecen, sólo que puede que el empresario unifique los tres en único registro.
¿Cuánto tiempo tiene que conservarse el registro de la jornada?
La empresa estará obligada a conservar el registro de la jornada durante cuatro años.
Además, durante todo ese tiempo, el registro de la jornada debe permanecer a disposición de los trabajadores y sus representantes legales.
¿Afecta a todos los trabajadores?
Sí, afecta a todos los trabajadores y empresas, independientemente del tamaño o sector, salvo las relaciones especiales que estarán a lo que diga su propia normativa.
Por último, en el caso de las ETT, son las empresas en las cuales se desarrolla el trabajo, y no las ETT, las que tienen obligación de llevar el registro de la jornada.
Posibles sanciones a la empresa
Si la empresa no lleva el registro de la jornada de manera adecuada, se considera una sanción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social en su artículo 7., con una sanción económica que varía desde 626 euros hasta los 6.250 euros
¿Está obligación tiene algún perjuicio al trabajador?
En principio no.
Sin embargo, una reciente sentencia de la Audiencia Nacional (link a la sentencia) ha declara procedente la práctica empresarial consistente en descontar directamente de las nóminas mensuales de los trabajadores los retrasos en el fichaje de entrada.
Además, indica la Audiencia que esos retrasos podrán ser motivo de sanción, o incluso despido disciplinario sin que se que considere que existe una doble sanción, “por cuanto que la detracción de salarios obedece al lógico desarrollo dinámico de un contrato de naturaleza bilateral y sinalagmática como es el de trabajo como arriba se ha expuesto sin que implique el ejercicio de potestad disciplinaria alguna, mientras que las sanciones arriba mencionadas obedecen al legítimo ejercicio de la potestad disciplinaria previsto legal y convencionalmente”.
Por otro lado, la sentencia del TSJ de Andalucía de 19 de septiembre de 2019 ha considerado procedente el despido disciplinario de una trabajadora por realizar fichar por una compañera de trabajo cometiendo un fraude en el registro.
¿Que opciones tiene el trabajador en caso de que no se cumpla o se manipule el registro?
En ocasiones las empresas no están respetando esta obligación y no recogen de manera diaria la jornada de trabajo.
O, si lo registran, lo hacen de manera incorrecta simulando la jornada de trabajo o haciendo firmar antes de que se vaya del trabajo. En estos casos, una opción muy importante es la de presentar una denuncia en la inspección de trabajo.